●複数スタッフ別満員管理対応版について●
1.「複数スタッフ別満員管理対応版」は、希望スタッフに対して顧客1名〜複数名の受付となります。
(1)このシステムは、スタッフＸ顧客1人〜複数の受付を可能にした為、スタッフ選択を必須としま
したので、スタッフ別スケジュールが、管理システムの「予約状況を見る」ボタンで確認できます。
(2)スタッフを選択する事により、 スタッフ別同時刻受付人数まで受付可能です。
※同時刻受付件数の合計は、「設定」で登録された「予約受付の定員数」以内で受付をします。
2.受付スタート人数を１人〜２人で30分ずつずらしながら来店させる設定が可能。
(1)管理システムの設定で、「00分」に設定しますと、来店時間をずらしません。
(2)管理システムの設定で、来店をずらす機能を「30分」に設定しますと、通常メニューで、スタッフ単位
に申込者の来店時間を30分ずらすします。
※顧客複数でもスタートは常に1人となります。
(3)管理システムの設定で、来店をずらす機能を「x30分」に設定しますと、同時２名スタートとなります。
※この拡張機能は、スタッフ１人で多くの顧客に対応したい場合に使用します。
3.「Ｓ］マークの付いた時間コースメニューが選択された場合は、先程の30分ずつずらす設定を一時無効
とし、スタッフ単位の満員受付人数迄、予約受付します。
※管理システムの設定で、来店をずらす機能を「30分」に設定しても、「Ｓ］マーク付メニューのスタート
は、スタッフ単位の満員受付人数となります。
4.「時間コースで登録」ボタンから、「スタッフ休み時間範囲」を指定して、状況「終了」で登録すると、
指定した日時にスタッフ単位の受付を休止できます。
※スタッフ単位に休み登録可能です。※管理者は、状況「終了」を指定日時に登録します。
5.同時刻に受付する人数をスタッフ単位に設定可能。
会員制システムの概要
※会員制予約システムは、会員未登録者「ゲスト」の予約受付をするゲストモードがございますので、
メールアドレス入力が判らない理由で会員登録できない人でも予約可能にできます。
但し、会員未登録者「ゲスト」の予約受付を有効にしますと、悪戯予約は防げませんので、ゲストモードは
運用状況に応じて設定変更して下さい。
※会員制予約システムは、「会員情報データベース」のみ個人情報流出防止の為、予約管理スタッフ用
パスワードとは別の上級管理者(Administrator)用パスワードを別に設ける事が可能です。
※お客様番号 入力必須モードを[ON]にしますと、会員データベースから自動入力される項目が
「メールアドレス」のみでなく「お客様番号(会員番号)」も自動入力されます。
お客様番号 入力必須モード[ON]がデフォルト(初期値)です。
a.予約受付画面で「新規入会」ボタンを押してメールアドレスを入力しますと、自動返信メールから入会申込画面に
誘導し、会員データベースに正しいメールアドレスを自動学習させます。これにより、予約画面でのメールアドレス
入力間違い及びメール着信拒否等による「案内メール」不達を防止します。
※予約受付画面で会員以外を予約拒否する事により、いたずら予約を防止します。
会員情報の「名前」と「電話番号」に完全一致した場合のみ、簡単に予約受付するので、会員制の問題とされる
忘れやすいＩＤ・パスワードは不要です。
b.入会申込画面で会員登録しますと、管理者には、会員登録情報付で新規入会お知らせメールが来ます。
※電話等による入会受付は、管理者用画面から入会登録可能。
※電話による予約受付時では、「予約画面に自動入力」するボタンで(名前・電話番号・会員番号・メールアドレス)
が正しく自動入力され、一方の電話によるキャンセル画面入力時は、「名前の欄に自動入力」するボタンで名前入力
は不要となり、電話受付時の業務量が各段に省力化出来ます。
※申込者に「会員登録」及び 「会員情報編集」をさせる事により、管理者は、会員管理の手間を省く事ができます。
※ 申込者が「会員情報編集」した内容は、管理者に会員情報付で通知メールが来ます。
※「名前」「電話番号」「会員番号」は、申込者が編集できます。
(名前の編集は、旧姓を変更する際に必要な機能です)
※メールアドレスは自動で本人認証されたものですので、申込者は編集不可です。メールアドレス変更の際は、
本人認証が必要な為、申込者が自分で会員登録し直す必要がございます。
c.会員データベースの「メモ」欄の「新規申込」を検索し、「メールを一括送信する」ボタンを押しますと、案内メール
等をメーラーで随時送信出来ます。
d.「Count」管理が必要な場合は、後払モードでも、入金時に予約回数分の「Count」を管理者が加算登録する事により、
予約受付時に消化(自動減算)しますので、「Count」の状況確認ができます。
キャンセル時には、キャンセル分の「Count(残数)」を自動で戻します。
※会員管理では、新規入会者や個人情報を対象とした検索で、随時必要なメールを送信可能です。
e.予約の際は、会員情報の「メールアドレス」と「会員番号」からデータを引き出し、自動入力させます。
※申込者にメールアドレス等を毎回の入力させる必要がありませんので、簡単確実に予約できます。
予約受付手順
システムを稼動させる前に、「設定」ボタンを押して、「定休日」「受付時間_曜日設定 」「受付用メールアドレス」
「指定日のみの予約受付設定」「案内メール文(予約受付メール文及び通知メール文)」「案内文」を設定して下さい。
(1)予約受付画面で申込者が「新規入会」ボタンを押してメールアドレスを入力しますと、自動返信メールから会員
登録画面に誘導します。
(2)会員登録画面で登録しますと、会員登録情報付で入会者には入会通知メール、管理者にも同様に通知メールが
来ます。
(3)電話等による入会受付は、管理者用画面の「会員管理」→「会員新規登録」から入会登録可能です。
(4)電話等による予約受付は、管理画面「時間コースで登録」→「日付選択とメニューを選択」→「予約画面に自動入力」
ボタンを押すだけで、(名前・電話番号・会員番号・メールアドレス)が正しく自動入力されます。
※電話によるキャンセル画面入力時は、「名前の欄に自動入力」するボタンで(名前)が正しく自動入力されます。
操作方法
1. 予約は、「初期登録」をクリックして下さい。(Max.3000件/年)
※指定月をクリックすると、その月に表示が変わります。「去年」「今年」「来年」で年を変更します。
「指定月」をクリックし「時間順表示」をクリックすると時間順の明細「混み具合」や「満員案内」が
表示されます。
※同時刻に申込を受付する定員数「8件(設定値)」を超えますと、満員のため、その日の同時刻の
申込は出来なくなります。(自動満員管理機能)
申込者が、予約取消(キャンセル)した場合は、自動満員管理機能により、受付スペースが増加します。
状況に「休日」が登録された日は、予約登録出来ません。「終了」が登録された時間は、予約終了の
ため、予約登録出来ません。※祭日や臨時休業は、状況に「休日」を登録してください。
※電話等で予約を受けた際は、「時間コース選択方式」は受付画面で登録して下さい。
2.「予約受付画面」の時間(営業時間)の設定は、「★設定」をクリックして下さい。
「★設定」管理画面では、「営業開始時間〜営業終了時間」・「休みがある場合は休み開始時間〜
休み終了時間」・「受付時間の分単位(初期値では30分単位で受付)」・「同時刻の受付定員数(初期
値では10件で満員案内します)」・「定休日設定(初期値は定休日無し／定休日に予約を入れると
毎週定休日を案内表示してお断りします)」等を設定できます。
定休日が毎週決まった曜日でない場合は、設定の定休日を「休み無し」に設定し、随時「休日」を
「初期登録」することで、その日の予約を拒否することができます。
定休日は週１〜６日を設定できます。御希望の定休日が無い場合は、お申し出下さい。
3.予約申込画面の受付の日付期間制限を変更する際は、お申し出下さい。
例.予約受付日：１日後〜３０日後までの間を受付可能。本日や３０日以上先の受付は出来ません。
※予約申込画面の予約取消(キャンセル)受付日を変更する際は、お申し出下さい。
例.キャンセルを前日で締め切る場合は、キャンセル締切１日前に設定可能です。
4.「登録順表示」は、新規登録されたデータ順に表示します。
5.「検索」は、日付・名前・電話番号・内容・状況で情報検索が可能です。
6.No数字やPassは半角で入力し、カタカナは全角で入力して下さい。
7.「メールアドレスの入力」を間違えるとＥｒｒｏｒになります。
※申込者が申込画面で「メールアドレスの入力」をする場合は、ブラウザのオートコンプリート
機能により前回入力した内容を記憶しております。↓キーやエンターキーで自動入力できます。
8.申込者に連絡する場合は、管理システムから修正モードで状況フラグを修正し、「内容・ご要望」
に内容文を追加入力して下さい。(修正モードでは、内容文を伝言メールできます。)
申込者に連絡する方法は、画面下[登録Ｎｏ．] [Ｐａｓｓ]を入力し、修正を選択後［OK］をクリックし、
[状況]の「申込」フラグを「受理」等に修正し「内容・ご要望」に内容文を入力後「登録」ボタンを押し
て下さい。申込者に状況フラグを付けて案内メールを送信します。(修正モードのみ案内メールを送
信します)
また、申込者に直接メールを送りたい場合は、"名前"をクリックするとメール連絡できます。
※登録内容の変更は [内容..登録Ｎｏ．] [Ｐａｓｓ]を入力し、修正/削除を選択後［OK］を
クリックして下さい。日付・状況・内容等が変更できます。
9.申込者が電話番号を間違えて入力した場合は、本人確認が出来ない為、本人でキャンセルで
きない事があります。その場合は、管理者が画面下の[登録Ｎｏ．] [Ｐａｓｓ]を入力し、削除を選択
後［OK］をクリックして下さい。※時間コース選択方式は、「取消＆確認」で連続削除します。
注.本人がキャンセルした場合は、管理者にキャンセル内容のお知らせメールが届きますが、管理
者がキャンセル「削除」した場合は、キャンセル内容のお知らせメールは届きません。
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