順番予約システム(会員管理対応版)
概要
特徴：順番予約状況表示機能
「予約受付画面」及び管理画面の「予約状況」には、例.「現在(午前の) １ 番 の方が 診察中 です。待ち人数は
「15 人」です。」の順番状況案内が表示されます。
病院掲示板表示専用のパソコン大型ディスプレイ、タブレットがある場合は、「自動更新掲示板」ＵＲＬ画面に５分
おきに順番状況を自動更新表示させる事が出来ます。
１、予約受付画面で「新規入会」ボタンを押してメールアドレスを入力しますと、自動返信メールから入会申込画面に
誘導し、会員データベースに正しいメールアドレスを自動学習させます。これにより、予約画面でのメールアドレス
入力間違い及びメール着信拒否等による「案内メール」不達を防止します。
２、予約受付画面で会員以外を予約拒否する事により、いたずら予約を防止します。
３、会員情報の「名前」と「電話番号」に完全一致した場合のみ、簡単に予約受付するので、会員制の問題とされる
忘れやすいＩＤ・パスワードは不要です。
４、予約の際は、会員情報の「メールアドレス」と「診察券番号」からデータを引き出し、自動入力させます。
※申込者にメールアドレス等を毎回の入力させる必要がありませんので、簡単確実に予約できます。
５、「メールアドレス」は、会員登録の際の自動返信メールによる「本人認証機能登録」により、「迷惑メール受信拒否」
や「メールアドレス間違い」の問題は生じません。
６、申込者に「会員登録」及び 「会員情報編集」をさせる事により、管理者は、会員管理の手間を省く事ができます。
※ 申込者が「会員情報編集」した内容は、管理者に会員情報付で通知メールが来ます。
※「名前」「電話番号」「診察券番号」は、申込者が編集できます。
(名前の編集は、旧姓を変更する際に必要な機能です)
※メールアドレスは自動で本人認証されたものですので、申込者は編集不可です。メールアドレス変更の際は、
本人認証が必要な為、申込者が自分で会員登録し直す必要がございます。
※個別に受付許可数制限をしたい場合は、管理者は、入会登録の初期値「後払：する」を「後払受付：しない」に
個別変更設定して下さい。※入会登録の初期値=「後払受付：する」は変更可能です。
※管理者が「後払受付：しない」に設定しますと、受付許可数が０や負数の場合、受付を拒否する事が可能です。
尚、管理者が「後払：する」に変更すれば、受付許可数が０や負数でも予約受付します。
※受付許可数(残数)は、予約受付時に消化(−１)自動減算します。
キャンセル時には、受付許可数(残数)を(＋１)自動加算します。
※申込者が「メールアドレス変更」の理由により、会員登録解除後、新規メールアドレスで会員登録する場合が
ございます。その際は、会員情報を記載した削除メールが管理者に届きますので、再度、申込者が登録し直
した際に、管理者は、削除メールの会員情報を参照し、削除された受付許可数(残数)の値を入力して下さい。
尚、受付許可数(残数)のデータが不要の場合は、その必要はありません。
※管理画面の「掲示板に表示する」ボタンは、パソコンのビデオボードに別々の画面を表示する機能があれば、
外部ディスプレイコネクターに 外部ディスプレイを取り付ける事により、モニター１＝管理者用システムの[管理
画面]、モニター２＝受付窓口設置用順番状況[掲示板]を表示させる事が出来ます。
「掲示板に表示する」画面では、５分おきに自動更新表示します。
※会員制予約システムは、「会員情報データベース」のみ個人情報流出防止の為、予約管理スタッフ用
パスワードとは別の上級管理者(Administrator)用パスワードを別に設ける事が可能です。
※会員データベースから「メールアドレス」と「診察番号(会員番号)」が自動入力されます。
予約受付手順
システムを稼動させる前に、「設定」ボタンを押して、「定休日」「受付時間_曜日設定 」「受付用メールアドレス」
「指定日のみの予約受付設定」「案内メール文(予約受付メール文及び通知メール文)」「案内文」を設定して下さい。
(1)予約受付画面で申込者が「新規入会」ボタンを押してメールアドレスを入力しますと、自動返信メールから会員
登録画面に誘導します。
(2)会員登録画面で登録しますと、会員登録情報付で入会者には入会通知メール、管理者にも同様に通知メールが
来ます。
(3)電話等による入会受付は、管理者用画面の「会員管理」→「会員新規登録」から入会登録可能です。
※管理者用画面ではメールアドレスを空白で登録できます。
※メールアドレスが空白の場合や文法上間違っている場合は、メールの「通知ボタン」が押せません。
(4)「予約状況を見る」ボタンを押してメニュー選択後、「番号順表示をする」ボタンを押しますと、現在の予約状況が
表示されます。
(5)申込者の「通知」ボタンを押しますと、「本人認証機能」で登録された「メールアドレス」に通知メール文(例文.
予約された順番が近づいて参りました。遅れないように...)が送信できます。
※「通知」ボタンを押した後、「最新画面」ボタンを押すと、「通知」が「通知済」に変更されている事が確認できま
す。
(6)申込者の「診察前」ボタンを押しますと、予約画面に現在状況...例.「現在(午前の) １ 番 の方が 診察中 です」
の案内表示に反映されます。
※「診察前」ボタンを押した後、「最新画面」ボタンを押すと、「診察前」が「診察中」に変更されている事が確認
できます。
※間違って「診察前」を「診察中」にした場合に、その「診察中」ボタンを押しますと、「診察前」に戻す事ができます。
(7)会員データベースの「メモ」欄の「新規申込」を検索し、「メールを一括送信する」ボタンを押しますと、案内メール
等をメーラーで随時送信出来ます。
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